Aumenta tu productividad utilizando el cuadrante de Eisenhower

¿Qué es el cuadrante de Eisenhower?

¿Alguna vez has tenido la sensación de estar dando vueltas a las ruedas y luchando por hacer las cosas? Si es así, puede que haya llegado el momento de introducir algo de estructura en tu día a día. El Cuadrante de Eisenhower puede ser una herramienta útil para simplificar la gestión de tus obligaciones y asignarlas con mayor eficiencia.

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Para profundizar cómo utilizar esta matriz primero veremos, que es cuadrante de Eisenhower.

Es una herramienta simplificada para organizar las tareas según su prioridad y urgencia. Fue creado por el presidente Dwight D. Eisenhower , quien creía que la clave del éxito no era sólo el trabajo duro, sino el trabajo inteligente, es decir, saber qué tareas son más importantes y cuales deben recibir atención prioritaria.

Está compuesto por cuatro cuadrantes que establecen un sistema para clasificar todas tus pendientes, con el fin de agruparlas de acuerdo a su importancia. Estas cuatro categorías son: importante pero no urgente, importante y urgente, no importante pero urgente, y no importante ni urgente.

Cómo priorizar con base en el cuadrante.

El cuadrante es una herramienta muy útil para clasificar tus distintas tareas. Estas cuatro categorías son: importante pero no urgente, importante y urgente, no importante pero urgente, y no importante ni urgente.

Aprende a distinguir entre tareas importantes y urgentes.

  • Las tareas del primer cuadrante son las que hay que completar de inmediato; puede que no sean agradables, pero hay que hacerlas porque su incumplimiento podría tener graves repercusiones.
  • Las tareas del segundo cuadrante son las que son importantes pero pueden esperar un poco más; pueden delegarse o posponerse si es necesario.
  • Las tareas del tercer cuadrante deben evitarse o reducirse al mínimo, ya que generan estrés sin aportar ningún beneficio tangible.
  • Por último, las tareas del cuarto cuadrante deben descartarse por completo, ya que distraen de tareas más importantes (por ejemplo, navegar por las redes sociales).

Pasos para aplicar matriz de Eisenhower

  • Paso 1
  • Escribe en una lista todas las tareas relacionadas con el trabajo, estudio o en el área que quieres avanzar, también incluye el esparcimiento, las relaciones familiares, de pareja y amigos.
  • Paso 2
  • A cada tarea se le asigna una:  Importancia: Alta o Baja – Urgencia: Alta o Baja
  • Paso 3
  • Se procede a ubicar a cada tarea en uno de los cuadrantes de la matriz.

  • Cuadrante 1: Si la tarea no se completa en un tiempo determinado, tendremos consecuencias negativas o no podremos completarla más tarde; ¡hazlo ahora! Esto es importante y urgente.

  • Cuadrante 2: Estas son las tareas que deben planificarse. Son valiosos pero no urgentes. Este es el cuadrante con mayor efecto positivo a largo plazo y en el que más debemos centrarnos. Aquí también es posible prever posibles problemas y eliminarlos, es decir, llegar al cuadrante 1.

  • Cuadrante 3: si tiene los recursos, debe intentar delegar estas tareas o reducir el tiempo que dedica a ellas. Son urgentes pero no importantes.

  • Cuadrante 4: En este caso, las tareas enumeradas aquí deben eliminarse porque no son importantes ni urgentes.

Adelántese a los acontecimientos permaneciendo atento a los cambios en las necesidades de las tareas. Puede que la prioridad de hoy no sea un problema acuciante dentro de una semana, pero vigilarla puede ahorrarte tiempo y esfuerzo cuando la urgencia aparezca inesperadamente.

Establece tu plan de trabajo para cada cuadrante.

Una vez que hayas identificado tus tareas y las hayas organizado en los cuadrantes, tu siguiente paso es establecer un plan de acción para ejecutar cada una. Para aquellas tareas con mayor ética de urgencia, establece un plan de trabajo concreto que estipule cuándo comenzarás, qué recursos necesitarás y cuál será el proceso de ejecución. Esto te ayudará a mantenerte enfocado y cumplir con los plazos sin desviarte del curso.

Utiliza herramientas para mejorar tu Flujo de trabajo y productividad diaria.

Utiliza herramientas para mejorar tu flujo de trabajo y productividad diaria. Con el uso de calendarios, listas de tareas y programas específicos para organizar tu trabajo en función del cuadrante de Eisenhower, puedes lograr un mejor control sobre cada una de las tareas en curso. Esto hará que sea más fácil priorizar y distribuir el tiempo entre todas los compromisos que has establecido.

Utilizando la Matriz de Eisenhower.png

Ejemplo utilizando con la matriz de Eisenhower

  • Realizar consultas (Importante, Urgente)
  • Crea contenido para la web (Importante, Urgente)
  • Llamar a la editora (Importante, No urgente)
  • Crear un video de agradecimiento para el boletín (Importante, No urgente)
  • Contratar a un asistente (Importante, No urgente)
  • Reunirme con amigos (Importante, No urgente)
  • Ir a la piscina (Importante, No urgente)
  • Revisar correos de ofertas (No importante, No urgente)
  • Tareas relacionadas con el hogar (No importante, Urgente)
  • Preparar la comida (No importante, Urgente)
  • Imprevistos (siempre los hay) (Importante, Urgente)
  • Realizar curso de francés (Importante, Urgente)

Como profesional y auto emprendedora vivo según la filosofía de que la organización es la clave. así que el cuadrante de Eisenhower es una de mis herramientas favoritas.

Mis días empiezan en el Cuadrante 1, donde distribuyo mi tiempo de forma eficiente para cumplir los plazos y realizar las tareas lo antes posible.

Para asegurarme de que no se me escapa nada, el Cuadrante 2 sirve para planificar los próximos objetivos de la semana o de la siguiente.

Mientras tanto en el (cuadrante 3), las tareas se reparten entre los miembros de la familia para que la casa funcione como un reloj, y la preparación de las comidas se convierte en una tarea sencilla.

Por último, el cuadrante 4 se encarga de que sólo los asuntos importantes permanezcan en orden así que: todo lo que se ubica aquí se ¡elimina sin dudarlo!

¿Que dia es recomendable utilizar el cuadrante de Eisenhower?

Alcanzar los objetivos semanales no tiene por qué ser una lucha desesperada. Dedica 15 minutos o menos a las sesiones de planificación de los domingos y verás cómo cada lunes por la mañana te centras en las tareas de la semana siguiente compruebalo:

Los domingos son el momento ideal para esto, pero si eso no funciona en tu horario entonces experimenta hasta que encuentres lo que funciona mejor para ti.

Conclusión:

La belleza del cuadrante de Eisenhower radica en su simplicidad; proporciona una manera fácil de evaluar rápidamente lo que hay que hacer y asegurarse de que se está centrando en las cosas correctas en todo momento.

Al dividir las tareas en cuatro categorías distintas, nos ayuda a identificar cuáles debemos dejar de lado inmediatamente y cuáles requieren nuestra atención inmediata (primer cuadrante).

De este modo, nos resulta más fácil priorizar nuestro tiempo y energía para maximizar nuestra productividad sin sentirnos abrumados por todas nuestras obligaciones.

El cuadrante de Eisenhower ofrece una forma sencilla pero poderosa de organizar tus tareas para que puedas centrarte en lo que realmente importa y si lo combinas con otro tipo de sistemas como el Método woop.

Te permitirá no solo clasificar cada tarea según su urgencia e importancia, si no que te permitirá saber exactamente dónde centrar tus esfuerzos para poder maximizar tu productividad sin sacrificar la calidad ni el equilibrio de su vida.

Tanto si buscas formas de mantenerte organizado como si sólo quieres un sistema sencillo para priorizar tareas, prueba esta herramienta: ¡no te arrepentirás! Así mismo puedes ayudarte con herramientas digitales como trello.

Calcula tu nivel de productividad actual

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Responde las siguientes preguntas con valores del 1 al 5, donde 1 es la opción menos favorable y 5 es la opción más favorable.


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